ここでは、企業の重要技術資産である紙図面の整理方法とデジタル化のメリットについて解説します。
紙図面の整理・保管は、企業が長年にわたり蓄積してきた技術の証とも言える大切な資産ですしかし、そのままでは劣化や紛失、また適切な情報共有ができず、業務効率に悪影響を及ぼす恐れがございます。ここでは、紙図面の効果的な整理方法について、以下の視点から詳しくご説明いたします。
紙図面は多くの属性を持っており、以下のような項目で分類することが重要です。
これらの属性に基づいて統一された分類ルールを策定し、各図面には一意の識別番号を付与します。また、図面番号やプロジェクト名、作成年月などをラベルに明記し、部門ごとのフォルダ分けや図面の種類 更新履歴に応じた細かな分類を行うことで、検索や再利用の効率が大幅に向上します。
実際のファイリング作業では、統一した命名規則とラベリング方法が重要です。例えば「図面の種類_図面名_図面番号_リビジョン_更新日」といった形式により、各図面のファイル名を決定することで、複数の担当者が利用する際にも一目で内容が確認でき、混乱を防止できます。
さらに、ファイリング用の専用バインダーやキャビネットを採用し、視覚的にも整理されている状態を維持することが望ましいです。定期的な棚卸しや、管理台帳を用いて図面の所在や更新履歴を記録することも、整理・保管の精度を高めるポイントとなります。
紙図面は保管環境によって品質が大きく左右されます。以下の点に注意して管理することが重要です。
これらの対策により図面の劣化 カビ 虫害などのリスクを防ぎ長期保管が可能になります。
実際に図面を整理する際には、上記の分類・ラベリング、ファイリングのルール、保管環境の整備といったポイントを一体的に運用する必要があります。例えば、初期段階で整理基準を社内で共有し、担当者全員で統一ルールに従って整理作業を行うとともに、定期的に見直しを行う仕組みを導入することで、継続的な整理管理が可能です。
図面の更新や再発行の際には、旧バージョンとの対応策や、変更履歴の記録方法についても明確なルールを設けると、後での追跡や問題発生時に迅速に対応できます。以上のように、紙図面の整理方法は、単に収納するだけでなく、統一されたルールの策定と環境管理、そして実際の運用を通じて、図面といった資産を活用するための基盤となります。
紙図面をデジタル化することは、整理方法の根本的な見直しとも言え、現代の業務環境において大きなメリットをもたらします。ここでは、デジタル化の主なメリットと、その具体的な効果について、さらに詳しくご説明いたします。
電子データ化によって図面の検索が効率化されます。以下のようなキーワードをもとに検索が可能になります。
紙の図面では、キャビネットや保管庫を何度も確認する必要がありました。しかし、電子化により膨大な検索時間を削減できます。
物理的な保管場所が不要になるため、オフィス内の収納スペースを節約できます。クラウドストレージや専用サーバーに保存することで、数千枚に及ぶ図面も効率的かつ安全に長期間保管することが可能です。
デジタル化された図面は、社内外で容易に共有ができるため、部門間や取引先との連携が格段に向上します。メール添付や物理的なコピーの送付と比べ、インターネットを介した共有では、常に最新の図面をリアルタイムで確認できます。
また、図面管理システムを導入すれば、バージョン管理機能が自動で働き、複数の改訂履歴を一元管理することが可能です。これにより、過去の図面との違いを明確に把握でき、誤った情報の使用を防止し、設計変更時の混乱を未然に防げます。
編集や加工も、デジタルであれば容易に行えるため、CADソフトとの連携で新たな設計図の作成や、既存図面の変更が迅速に実施できます。これによって、設計プロセス全体のスピードアップと、業務全体の生産性向上に期待できます。
従来の紙図面は、誤って他部署に渡る、あるいは管理担当者の異動などにより管理が曖昧になり、情報漏洩や改ざんのリスクが高まりました。一方、デジタル化された図面は、アクセス権限の設定やパスワード保護、閲覧履歴の記録などの機能によって、不正なアクセスやデータ改ざんを防ぐことができます。
特に、法人向けクラウドストレージや専用サーバーを活用することで、高いセキュリティレベルを維持しながら、必要なデータを安全に管理することが可能となります。
紙図面の保管には多くのスペースと管理コストが必要です。また紙の大量使用は環境にも負担をかけます。デジタル化によって以下のような効果が期待できます。
このように、紙図面のデジタル化は従来の紙管理の弱点を補い多面的なメリットをもたらします。現代の業務においては、デジタル技術の活用が有力な手段といえるでしょう。
紙図面の整理方法とデジタル化のメリットを解説しました。分類ルールや保管環境の整備により、管理効率が向上し検索や劣化の課題が改善されます。デジタル化により、共有や編集がしやすくなり業務全体の生産性が高まります。今後はアナログ管理に固執せず電子データを活用することが求められます。
国土交通省のCAD製図基準に則り、連携の取りやすさ・再利用性が◎。大規模現場での設計・施工ミス対策に適切。
100枚程度を1か月ほどでトレース可能。大量発注の場合はボリュームディスカウントもあり。
現地調査をしたうえで正確なCAD化・作図・図面修正に対応。
紛失や破損により、そもそも図面がない建物でもデジタル図面を作成でき、既存の古い建造物や施設改修に適する。
平面の図面から、3Dパース・3Dモデル化への対応が可能。
3D CINEMA 4Dを使用して質感までシミュレーションでき、複雑な形状・デザインの建築物でも完成イメージがわかりやすい。
【選定基準】CADトレース代行、図面電子化とGoogleSEO検索100位で公式サイトがヒットした会社29社から選定（2024年2月10日時点）。
・rakuCADtrace®︎…実績が明記されている会社のなかで、実績数No.1（2024年2月26日時点）で最短翌日に納品できる会社
・LAN-DAN CADトレース…実績が明記されている会社のなかで、現地調査からトレースしてくれる唯一の会社
・近江企画…実績が明記されている会社のなかで、3Dへの対応ができる唯一の会社
